La facture électronique fonctionne par plateformes agréées : l'entreprise émet sa facture dans un format structuré, son opérateur la transmet à celui du client et envoie les informations de TVA à l'administration fiscale. La réforme de la facturation électronique rend cette solution obligatoire depuis septembre 2026.
Comment fonctionne la facture électronique entre entreprises
- Émission : l'entreprise fournisseur crée la facture électronique au format UBL, CII ou Factur-X dans son logiciel de facturation.
- Transmission : sa plateforme agréée vérifie la conformité, consulte l'annuaire et achemine le fichier vers l'opérateur du client.
- Côté client : l'opération arrive structurée, prête pour la comptabilité, et le client renvoie des statuts (rejetée, refusée, encaissée).
- Obligation fiscale : les informations de TVA partent vers l'administration, qui prépare le préremplissage des déclarations.
Une facture électronique, au sens de la réforme, c'est quoi ?
Une facture électronique, au sens de la réforme de la facturation, est une pièce comptable émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée, qui contient un socle minimal de données structurées lisibles par une machine. Le logiciel du client peut donc lire directement le numéro, la date, le montant hors taxe, le taux et le montant de TVA, sans ressaisie. C'est cette lecture automatique qui distingue la facture électronique d'un document simplement numérique.
Une facture PDF envoyée par courriel ne répond pas à cette définition, même signée : le PDF reste une image de facture papier, que le comptable du client doit encore saisir ou faire lire par un outil de reconnaissance de caractères. Les différences entre une facture électronique et un simple PDF tiennent justement à cette structure de données.
Trois formats composent le socle accepté par toutes les plateformes :
- UBL (Universal Business Language), un format XML très répandu dans les échanges européens ;
- CII (Cross Industry Invoice), un autre format XML normalisé au niveau international ;
- Factur-X, un format mixte : un PDF lisible par un humain, qui embarque un fichier XML structuré.
Le choix entre UBL ou CII relève surtout de l'outil : le dirigeant ne manipule jamais le XML, son logiciel de facturation le génère. Ce format mixte plaît aux TPE et PME parce que le client garde un PDF lisible à l'écran tout en recevant les données. Un prestataire de facturation électronique immatriculé peut accepter d'autres formats, à condition de savoir les convertir dans l'un des trois formats de référence avant la transmission vers un autre opérateur.
La dématérialisation ne s'arrête pas au fichier. La facture électronique s'accompagne d'un canal obligatoire (la plateforme agréée), de données transmises à l'administration fiscale et d'un suivi par statuts. Envoyer un fichier Factur-X par courriel ne suffit donc pas : sans plateforme, l'échange reste hors du cadre de la facturation électronique.
Le glossaire de la facturation électronique distingue quatre acteurs : l'émetteur, le destinataire, leurs opérateurs immatriculés et l'administration fiscale, qui reçoit une copie des données.
Le trajet d'une facture entre deux entreprises
Le fonctionnement de la facture électronique entre deux entreprises assujetties à la TVA suit toujours le même processus, de l'émission à la réception. Prenons un exemple : un grossiste en fournitures facture une commande à un restaurant. Les étapes ci-dessous se déroulent en quelques secondes, sans impression ni courriel. Chaque transaction entre deux entreprises françaises assujetties laisse ainsi une trace dans le système de facturation électronique de l'État.
- Création : le grossiste établit la facture dans son logiciel de facturation ou son outil de gestion, avec les mentions obligatoires et le numéro SIREN du restaurant.
- Dépôt : son outil transmet le fichier à l'opérateur de facturation électronique choisi par le grossiste, directement par un connecteur ou par un téléversement.
- Contrôle : cet opérateur vérifie le format et la présence des données obligatoires ; une facture incomplète est rejetée avant tout envoi.
- Aiguillage : il interroge l'annuaire de la facturation électronique pour savoir à quelle plateforme le restaurant reçoit ses factures.
- Transmission : la facture part vers la plateforme du restaurant, qui la met à disposition de son service comptable ou de son expert-comptable.
- Données fiscales : en parallèle, l'opérateur de l'émetteur extrait les données utiles et les transmet à l'administration fiscale.
Pour le fournisseur comme pour le client, l'intermédiaire simplifie la relation : chacun parle à son propre prestataire de facturation électronique, et ce sont ces opérateurs qui communiquent entre eux. Aucun des deux n'a besoin de connaître l'outil de l'autre : grâce à l'annuaire, les acteurs de la chaîne se trouvent sans échange préalable.
L'annuaire, l'aiguillage des factures
L'annuaire de la facturation électronique recense, pour chaque entreprise identifiée par son SIREN, la plateforme agréée qui reçoit ses factures. Sans lui, l'émetteur devrait demander à chaque client son adresse de réception, comme on demande une adresse de facturation. L'entreprise y est inscrite par la plateforme qu'elle choisit ; elle peut y déclarer plusieurs adresses de réception, par exemple une par établissement ou par service acheteur. Une inscription erronée bloque les factures électroniques entrantes : vérifier son inscription fait partie de la mise en conformité.
Le portail public de facturation (PPF) et la DGFiP
Le PPF n'est plus l'outil gratuit d'émission prévu au départ. Depuis le recentrage décidé par l'administration en 2024, le PPF gère l'annuaire et concentre les données transmises par les plateformes agréées pour le compte de la DGFiP. Une entreprise ne peut donc pas passer par le PPF pour émettre ses factures : elle choisit une plateforme agréée. Les données reçues servent à lutter contre la fraude à la TVA et, à terme, à préremplir leurs déclarations. Le ministère de l'Économie publie sur son site un guide et un glossaire de la facturation électronique destinés aux entreprises.
Plateforme agréée ou solution compatible : qui fait quoi ?
Une plateforme agréée est un prestataire immatriculé par l'administration fiscale pour émettre, transmettre et recevoir les factures électroniques, et pour transmettre les données à la DGFiP. Selon impots.gouv.fr, seule une plateforme agréée assure toutes les fonctions prévues par la réforme ; ces opérateurs portaient auparavant le nom de PDP (plateformes de dématérialisation partenaires). La liste et le rôle des plateformes agréées (ex-PDP) détaillent les critères d'immatriculation.
Une solution compatible est un outil (programme de gestion, ERP, application comptable, banque en ligne) qui prépare les factures au bon format mais ne peut pas les remettre lui-même à l'opérateur d'un client. Elle doit se connecter à un opérateur immatriculé. Beaucoup d'éditeurs proposent les deux : un logiciel de facturation et, en arrière-plan, leur propre agrément ou un partenariat avec un prestataire immatriculé.
| Fonction | Plateforme agréée | Solution compatible |
|---|---|---|
| Créer la facture électronique au format structuré | Oui, souvent | Oui |
| Transmettre la facture électronique à l'opérateur du client | Oui | Non, elle passe par un prestataire immatriculé |
| Recevoir les factures fournisseurs | Oui | Non |
| Transmettre les données à l'administration fiscale | Oui | Non |
| Inscrire l'entreprise au répertoire des destinataires | Oui | Non |
| Archiver et retrouver les factures | Selon l'offre | Selon l'offre |
Avant de signer, l'entreprise vérifie que le prestataire de facturation figure bien sur la liste officielle publiée par l'administration, et non comme simple solution compatible. Le paramétrage de l'outil (paramètres fiscaux, numérotation, comptes clients) se règle ensuite avec l'éditeur, avant la première facture électronique.
Les statuts : suivre le cycle de vie d'une facture électronique
Le cycle de vie d'une facture électronique se suit par des statuts que les opérateurs de facturation électronique se transmettent à chaque étape, de son dépôt jusqu'à son paiement. Pour le fournisseur, grâce à ces statuts, plus besoin de coups de téléphone pour savoir si l'envoi est arrivé ; pour le client, ils documentent un refus ou un litige.
Quatre statuts sont obligatoires, parce qu'ils intéressent aussi l'administration :
- Déposée
- La facture est arrivée chez l'opérateur de l'émetteur et a passé le contrôle de format.
- Rejetée
- L'opérateur a écarté le fichier pour un défaut technique (format, donnée manquante, destinataire introuvable).
- Refusée
- Le client la conteste sur le fond (prix, quantité, commande inconnue) ; l'émetteur doit alors établir une nouvelle facture ou un avoir.
- Encaissée
- Le fournisseur déclare avoir reçu le paiement ; ce statut sert au calcul de la TVA exigible sur les prestations de services.
D'autres statuts restent facultatifs : reçue, mise à disposition, prise en charge, approuvée, en litige, paiement transmis. Leur intérêt est surtout économique : un fournisseur qui voit qu'une facture est approuvée sait que le paiement suivra, et pilote sa trésorerie avec des informations réelles plutôt qu'avec des relances.
Une facture rejetée n'existe pas pour le client : elle doit être corrigée et redéposée. Une facture refusée, elle, a bien circulé ; la corriger passe par une facture rectificative ou un avoir, selon le motif du refus.
L'e-reporting, l'obligation complémentaire
L'e-reporting est la transmission à l'administration fiscale des données de transactions qui ne font pas l'objet d'une facture électronique entre entreprises établies en France. Il complète la facture électronique pour que la DGFiP voie l'ensemble du chiffre d'affaires soumis à la TVA. Il concerne principalement :
- les ventes et prestations à des particuliers (commerce de détail, restauration, artisans qui travaillent chez des clients non professionnels) ;
- les opérations avec des clients ou des fournisseurs établis à l'étranger, achats et ventes ;
- les données de paiement, que impots.gouv.fr cite pour l'ensemble des opérations concernées, notamment les prestations de services.
L'e-reporting passe lui aussi par la plateforme de facturation agréée de l'entreprise, qui agrège les montants et les transmet selon un rythme lié au régime de TVA. Un commerçant qui ne vend qu'à des particuliers n'émet donc presque pas de factures électroniques, mais il doit malgré tout choisir un opérateur de facturation électronique pour recevoir les factures de ses fournisseurs et transmettre ses données de vente. Le calendrier, la fréquence et le contenu des transmissions sont détaillés dans ce que le e-reporting impose aux entreprises.
Qui est concerné, et à quelle date ?
La facturation électronique concerne toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille, pour leurs opérations avec d'autres professionnels assujettis (les opérations dites domestiques). Selon impots.gouv.fr, la facturation électronique vise tous les assujettis, qu'ils soient redevables de la TVA ou non : un auto-entrepreneur en franchise en base de TVA est concerné dès qu'il exerce une activité économique à titre habituel. Une association n'entre dans le champ que si elle est assujettie pour une partie de son activité. Les achats auprès d'un fournisseur étranger sans établissement en France relèvent, eux, de l'e-reporting du client français.
Le calendrier, fixé par la loi de finances pour 2024, sépare la réception de l'émission. Le tableau reprend les dates publiées par service-public.gouv.fr et impots.gouv.fr (relevé du 3 novembre 2026).
| Obligation | Entreprises concernées | Date |
|---|---|---|
| Recevoir les factures électroniques | Toutes les entreprises assujetties | 1er septembre 2026 |
| Émettre et transmettre les données | Grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire | 1er septembre 2026 |
| Émettre et transmettre les données | PME, TPE et micro-entreprises | 1er septembre 2027 |
Depuis septembre 2026, une PME reçoit donc déjà des factures électroniques de ses grands fournisseurs, tout en pouvant encore émettre les siennes en PDF ou sur papier jusqu'en septembre 2027, date à laquelle toutes les entreprises devront émettre. Cette période transitoire est utile : elle permet de tester la plateforme en réception avant d'y faire passer ses propres ventes. Pour les factures adressées à l'État et aux collectivités, rien ne change : Chorus Pro reste le canal de la sphère publique.
Quatre nouvelles mentions sur la facture
La généralisation de la facture électronique ajoute quatre mentions obligatoires aux factures, en plus des mentions déjà exigées (identité des parties, numéro, date, désignation, montant hors taxe, taux et montant de TVA). Selon service-public.gouv.fr, ces mentions s'appliquent avec la mise en œuvre progressive de la réforme, à compter du 1er septembre 2026 :
- le numéro SIREN du client, lorsqu'il s'agit d'une entreprise ;
- l'adresse de livraison des biens, si elle diffère de l'adresse de facturation du client ;
- la nature des opérations facturées : livraisons de biens, prestations de services, ou les deux ;
- la mention « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits », si le prestataire a choisi ce régime.
Le SIREN du client est la donnée clé : c'est elle qui permet de trouver le destinataire. Un fichier clients incomplet provoque des rejets en série ; le compléter avant la date d'émission évite de bloquer ses ventes. Le rappel complet des mentions obligatoires d'une facture reste valable pour les factures papier encore émises.
Ce que la facturation électronique change pour la gestion de l'entreprise
Pour une entreprise, le passage à la facturation électronique change d'abord le traitement des factures fournisseurs. Les factures électroniques reçues arrivent avec leurs données, ce qui supprime la saisie manuelle et les erreurs de recopie ; le rapprochement avec le bon de commande et la comptabilisation peuvent s'automatiser. Le gain de temps se mesure surtout sur les factures d'achat, souvent plus nombreuses que les ventes dans une TPE. Cette intégration des flux d'achats dans la comptabilité se fait automatiquement quand l'outil comptable est relié à l'opérateur, ce qui libère l'équipe d'une grande partie du traitement de chaque nouvelle pièce.
Le délai de conservation ne change pas : six ans pour l'administration fiscale, dix ans au titre du code de commerce, que la pièce soit papier ou électronique. L'archivage doit également garantir l'intégrité et la lisibilité du fichier pendant toute cette durée.
L'administration poursuit trois objectifs : la lutte contre la fraude, le préremplissage des déclarations et une meilleure connaissance de l'activité des entreprises. Pour ces dernières, les avantages portent aussi sur la trésorerie et la conformité :
- Délais de paiement : les statuts montrent où en est chaque facture, ce qui réduit les retards dus à une facture perdue ou bloquée chez le client ;
- Pilotage : le chiffre d'affaires et les achats sont connus en temps réel, sans attendre la saisie du comptable ;
- Lutte contre la fraude : la transmission des données à l'administration fiscale complique les fausses factures et la fraude à la TVA, et protège les entreprises honnêtes d'une concurrence déloyale ;
- Coûts : moins d'impression, d'affranchissement et d'archivage physique ; le calcul du coût réel des factures papier montre souvent un écart plus large que prévu.
La facturation électronique a aussi un coût : l'abonnement à un prestataire immatriculé, l'adaptation de l'outil de facturation et la formation de l'équipe. Pour une micro-entreprise, une offre de base suffit souvent ; une entreprise multi-sites ou avec de nombreux fournisseurs aura besoin d'une solution plus complète, reliée à son ERP. Le code général des impôts prévoit une amende pour chaque facture émise hors du format électronique et pour chaque transmission de données manquante, avec un plafond annuel d'amendes : la conformité n'est pas facultative. Respecter le calendrier réglementaire de la facturation électronique protège donc aussi la trésorerie. En pratique, la traçabilité apportée par la facturation électronique a aussi une valeur en cas de contrôle : chaque facture garde l'historique de ses statuts.
Comment émettre ses premières factures électroniques
Émettre une facture électronique suppose de préparer quatre choses avant la date d'obligation de l'entreprise : la plateforme, le logiciel, le fichier clients et l'organisation interne. La première question à trancher porte sur l'opérateur : le reste en découle.
- Choisir une plateforme agréée : vérifier son immatriculation, son tarif, sa connexion avec le logiciel comptable et la banque, et les conditions de sortie.
- Adapter le logiciel de facturation : il doit produire l'un des trois formats acceptés, les nouvelles mentions et les bons paramètres de numérotation ; une solution compatible reliée à l'opérateur suffit.
- Mettre à jour les données clients : SIREN, adresse de facturation, adresse de livraison, nature des opérations, régime fiscal.
- Répartir les rôles : qui dépose les factures, qui suit les statuts, qui traite les rejets et les refus.
- Tester en réception : depuis septembre 2026, les factures fournisseurs arrivent déjà par l'opérateur choisi, ce qui donne un premier retour sur le fonctionnement réel.
Une entreprise qui facture à la fois d'autres entreprises, des particuliers et des clients étrangers doit répartir ses opérations entre facture électronique et e-reporting : avant la première émission, son expert-comptable peut valider ce paramétrage et le régime de TVA retenu (débits ou encaissements), car une erreur sur cette question de paramétrage se répète sur chaque facture et chaque transmission.
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Facture électronique au quotidien : PDF, Chorus Pro, franchise et rejets
Une facture PDF envoyée par courriel reste-t-elle valable ?
Une facture PDF reste valable entre entreprises tant que l'émetteur n'est pas soumis à l'obligation d'émission. Pour une PME, une TPE ou une micro-entreprise, cela vaut jusqu'au 1er septembre 2027 ; ensuite, ses factures aux entreprises assujetties devront passer par une plateforme agréée.
Chorus Pro disparaît-il avec la réforme ?
Chorus Pro ne disparaît pas : il reste le portail des factures adressées à l'État, aux collectivités et aux établissements publics. La réforme de 2026 vise les échanges entre entreprises, qui passent par les plateformes agréées.
Une micro-entreprise en franchise en base de TVA est-elle concernée ?
Une micro-entreprise en franchise en base de TVA est concernée, selon impots.gouv.fr : la réforme s'applique à tous les assujettis, redevables de la TVA ou non. Elle reçoit les factures électroniques depuis le 1er septembre 2026 et devra émettre les siennes à partir du 1er septembre 2027.
Que faire d'une facture rejetée par la plateforme ?
Une facture rejetée n'a pas atteint le client : il faut corriger le défaut signalé (format, SIREN, donnée manquante) puis la déposer de nouveau. Une facture refusée par le client, en revanche, se corrige par un avoir ou une facture rectificative.
