Le gouvernement a rendu la facturation électronique obligatoire pour les entreprises à compter du 1er juillet 2024. Cette mesure s’inscrit dans le processus de dématérialisation des transactions et vise à faciliter les échanges commerciaux entre les acteurs économiques. Si vous n’avez pas encore mis en place un système de facturation électronique, c’est le moment de vous y mettre ! Dans cet article, nous vous expliquons comment passer de la facturation papier à la facturation électronique et quels en sont les avantages.
Introduction au portail de facturation publique (PBP)
Le Portail de facturation publique (PPF) est un système de facturation électronique développé par le gouvernement qui permet aux entreprises de dématérialiser leurs processus financiers et comptables. Avec le PBP, les entreprises peuvent créer des factures ainsi que des notes de crédit au format PDF ou XML, selon leurs besoins. Elles peuvent également transmettre ces documents à d’autres entreprises via Internet ou même sur des supports physiques. Le portail de facturation publique fournit également une solution cryptée pour conserver et archiver les factures émises par l’entreprise et envoyer des courriels lorsqu’une facture est acceptée par le destinataire.
En mettant en œuvre ce système de facturation électronique, les entreprises bénéficient de divers avantages, notamment une rationalisation des procédures comptables et financières, une plus grande garantie de transparence et de sécurité des transactions, une meilleure visibilité des processus commerciaux ainsi qu’un allègement administratif et une accélération du traitement des factures. En outre, la facturation électronique fait gagner du temps aux entreprises en réduisant considérablement le temps nécessaire à la préparation et à l’envoi des documents commerciaux. Elle les aide également à mieux comprendre et gérer les risques de paiement tout en améliorant les relations avec les clients grâce à un service plus efficace et plus rapide.
Pourquoi la facturation électronique est-elle obligatoire ?
Le gouvernement a rendu la facturation électronique obligatoire afin de faciliter les transactions commerciales entre entreprises et d’accroître la transparence de leurs activités. Avec ce système, les entreprises ne bénéficient pas seulement d’un processus rationalisé des procédures comptables et financières, mais aussi d’une meilleure gestion des risques liés aux relations avec les clients. La facturation électronique permet de gagner du temps et d’accroître la productivité, car elle réduit considérablement le temps nécessaire à la préparation et à la distribution des documents commerciaux. Elle offre également une plus grande sécurité en permettant un stockage et un archivage plus sûrs des factures. De plus, elle offre une sécurité en permettant aux utilisateurs d’être informés de la réception de la facture. La dématérialisation des factures est essentielle pour stimuler une augmentation de l’efficacité et de la modernisation au sein du secteur commercial français.
Elle permettra aux entreprises de bénéficier d’avantages significatifs tels que :
- Une plus grande transparence des flux commerciaux,
- Un allègement administratif,
- La réduction du papier dans le monde des affaires,
- Une meilleure collaboration intersectorielle,
- Une augmentation significative de la productivité.
Le triomphe de l’industrie de l’archivage privé a été récemment déclaré par la FNTC ainsi que par d’autres organisations en raison d’une modification du service gratuit offert par la plateforme publique Chorus Pro. Après des mois de mobilisation, les entreprises privées n’auront plus à concurrencer les capacités d’archivage des factures de la plateforme. Certes, Chorus Pro a de nombreux usages mais il ne propose pas de fonctionnalités qui font double emploi avec des services déjà proposés par des entreprises privées actives dans le secteur de l’archivage. Il s’agit d’une victoire majeure pour ces entreprises, qui souligne leur importance pour le fonctionnement des entreprises françaises.
Les avantages de la facture électronique pour les entreprises
Les avantages de la facturation électronique sont nombreux. Les entreprises peuvent gagner du temps, rationaliser leurs flux comptables et financiers, augmenter leur efficacité et réduire leurs dépenses administratives. En effet, PDP permet aux utilisateurs de créer des factures au format PDF ou XML, de les sauvegarder et de les archiver, et de recevoir des notifications dès que les factures sont reçues. PDP offre également une méthode cryptée pour envoyer des documents commerciaux sur Internet ou sur des supports physiques. En passant aux factures électroniques, les entreprises peuvent bénéficier d’une plus grande transparence des transactions et de la sécurité, d’une meilleure visibilité des processus commerciaux, d’un allègement administratif et d’un traitement plus rapide des factures. Il est donc conseillé aux entreprises d’éliminer les processus financiers et comptables sur papier afin de bénéficier pleinement de ces avantages.
La suppression des factures papier est essentielle pour faciliter les transactions entre les acteurs économiques français et pour promouvoir une transparence accrue dans leurs activités. La plateforme de la facture publique permet aux autorités fiscales d’améliorer la transparence des transactions commerciales, ce qui facilite les contrôles fiscaux et leur permet de mettre en œuvre avec succès les politiques fiscales. La dématérialisation des factures permet également un meilleur partage des informations relatives à la facturation entre tous les acteurs de l’industrie commerciale, ce qui améliore la coopération intersectorielle et constitue un moyen efficace de garantir le paiement des impôts à temps et en temps voulu.
Comment mettre en œuvre efficacement la facturation électronique dans les entreprises ?
Une mise en œuvre réussie de la facturation électronique est essentielle pour moderniser le secteur commercial français et accroître l’efficacité des transactions.
Quels sont les facteurs à prendre en compte avant de passer à la facture électronique ?
Avant de mettre en œuvre les factures numériques, il est essentiel que les entreprises prévoient certains éléments. Les entreprises doivent s’assurer qu’elles disposent des ressources nécessaires et du personnel en place pour superviser le fonctionnement et la mise en œuvre du PDP. Cela inclut le personnel informatique qui sera en mesure de gérer le système, ainsi que des experts en facturation capables de modifier les factures et de vérifier la conformité avec les lois fiscales en vigueur. En outre, il est crucial que les entreprises prennent en charge les dépenses initiales du logiciel ainsi que le coût des connexions Internet. Il est également crucial d’établir le processus d’adoption pour s’assurer que les factures ne sont pas dématérialisées et que les données sont correctement stockées. Lorsque ces aspects sont pris en compte, il est recommandé de mettre en place un système de sécurité efficace pour sécuriser les données commerciales sensibles.
Une fois le système en place, un programme de formation formel doit être planifié pour instruire les employés sur le fonctionnement du FPP et pour garantir l’efficacité de la mise en œuvre. Un service interne d’assistance à la clientèle pourrait aider à résoudre tout problème opérationnel ou technique auquel l’entreprise pourrait être confrontée. En appliquant cette procédure stricte de mise en œuvre du FPP, les entreprises s’assureront de tirer pleinement parti des avantages offerts par les factures électroniques et d’améliorer la transparence de leurs opérations commerciales.
Comment mettre en œuvre la facturation électronique au sein de l’entreprise ?
La mise en œuvre de la facturation électronique dans une entreprise n’est pas une tâche facile, mais les avantages sont considérables. Il est tout d’abord nécessaire de trouver un logiciel spécialement conçu pour les besoins de la facturation électronique et les besoins et processus spécifiques de l’entreprise. Le système doit être configuré pour générer des factures par voie électronique à partir des données fournies par les clients. Il est également important de vérifier que le programme pourra importer les factures dans les systèmes ERP ou tout autre système financier et être capable d’envoyer les factures par voie physique ou par courrier électronique.
Une fois le système opérationnel et mis en place, l’entreprise devra s’assurer que ses employés sont familiarisés avec le processus de facturation et sont capables d’utiliser le logiciel. Il est essentiel de former régulièrement les employés pour s’assurer qu’ils comprennent les exigences de la facturation électronique et qu’ils sont capables d’utiliser le système de manière appropriée. Les entreprises seront plus motivées pour mettre en œuvre cette fonction innovante cruciale si elles reçoivent l’aide d’experts pour optimiser leurs processus financiers et comptables tout au long du cycle de facturation électronique.