La facturation électronique est le processus qui consiste à envoyer des factures et à obtenir des paiements électroniques, les factures étant transmises par internet et les clients pouvant payer leurs factures par voie électronique. La facturation électronique est généralement l’intégration de plusieurs systèmes, tels que le système de facturation ainsi qu’un système bancaire, le système de paiement des factures à la banque du client ainsi qu’une interface en ligne avec le système de facturation électronique. La facturation électronique est particulièrement utile pour les entreprises qui envoient régulièrement des factures à leurs clients.
Qu’est-ce qu’une e-facture ?
La facture électronique, également appelée « facture électronique », est une alternative sans papier à l’envoi d’une facture. Les factures peuvent être présentées via un site web ou des documents numériques tels que des fichiers PDF. Cela permet aux clients de consulter les factures avant d’effectuer le paiement. Elles peuvent également automatiser les paiements qui peuvent être effectués sans appuyer sur un bouton. Les factures électroniques sont avantageuses tant pour l’émetteur de factures que pour le client. Voici quelques avantages majeurs des factures électroniques :
- Livraison rentable des factures aux clients
- Plus sûre que le courrier et le papier
- Possibilité de paiement automatisé
- Livraison rapide des paiements par ACH
- Conformité avec la réglementation française
Quelles sont les réglementations en France ?
L’article 153 de la loi de finances 2020 annonce la généralisation de l’obligation, à compter du 1er janvier 2024, de recourir à la facture électronique pour toutes les transactions entre redevables de la TVA. Depuis le 1er janvier2020, les entreprises sont tenues de transmettre leurs factures du secteur public au format électronique. Puis la loi de finances pour 2020 a introduit l’obligation de facturation électronique lorsque des échanges sont réalisés entre des entreprises assujetties à la TVA établies en France. Le décret du 15 septembre 2021 (Journal officiel du 16 septembre 2021) fixe le cadre juridique nécessaire pour permettre la généralisation de la facture électronique pour ces transactions. Les obligations de facturation des transactions électroniques prendront effet aux dates suivantes.
- à partir du 1er juillet 2024, pour tous les contribuables.
- à partir du 1er juillet 2024, pour la transmission des grandes entreprises.
- à partir du 1er janvier 2025, pour la transmission aux moyennes entreprises.
- à partir du 1er janvier 2026 pour la transmission aux petites et moyennes entreprises et aux microentreprises.
Comment fonctionne un système de facturation électronique ?
Les systèmes de facturation électronique sont des systèmes informatiques qui aident à la génération et à la livraison des factures, et acceptent les paiements des clients. Une facture générée peut être suivie dans un système de facturation électronique. Comme indiqué précédemment, de nombreuses sociétés de services publics permettent aux clients d’accéder à leur site web pour consulter leurs factures et les payer.
Certaines factures peuvent être connectées au système de paiement des factures d’une institution financière. Dans ce cas, les clients peuvent se connecter au site de leur banque et payer les factures de plusieurs émetteurs de factures via la même interface utilisateur. Il s’agit d’un exemple de programme d’agrégation bancaire.
La distinction entre eBilling et eInvoicing
Les deux termes eBilling et Invoicing ont de nombreuses similitudes, mais ils ne sont pas exactement les mêmes. La facturation est le processus d’envoi de factures par voie électronique, mais la fonction de paiement n’est pas aussi intégrée que dans la facturation électronique.
La véritable facturation électronique s’accompagne également de la possibilité de payer. Les outils tout-en-un pour la facturation et le paiement sont également appelés logiciels de comptabilité fournisseurs automatisés. Sur le site web d’une banque ou d’un service public, vous pouvez examiner la facture, puis soumettre le paiement par voie électronique. Pour les entreprises, ce processus nécessite généralement un logiciel plus sophistiqué que celui fourni par les banques traditionnelles.
Quelles sont les directives relatives aux codages électroniques ?
L’objectif est de rendre le processus de facturation et de le connecter à votre logiciel d’entreprise, comme votre ERP par exemple.
La facture X est une facture au format PDF qui contient des informations XML pour faciliter son traitement. Cette facture peut donc être divisée en deux parties distinctes :
- Le format PDF/A3 est la facture originale c’est-à-dire l’image, le positionnement du texte ainsi que les informations.
- Les données structurées XML utilisées pour l’intégration et l’automatisation d’un système d’information. Également appelé Factur-X.
Comment les entreprises B2B peuvent-elles utiliser la facturation électronique ?
Si la majorité des factures électroniques sont destinées aux clients, les entreprises peuvent également utiliser le processus de facturation électronique pour faciliter les transactions B2B.
La partie cycle de vie de la facture se concentre sur la manière dont la facture est traitée jusqu’au moment de la livraison aux destinataires. Les destinataires, c’est-à-dire les clients, devront être en mesure de communiquer une série de détails et de statuts relatifs au traitement de la facture, comme le paiement, par exemple. Certains statuts deviendront obligatoires, mais ils sont encore en cours de détermination. Les données seront applicables à toutes les transactions BtoC qui ont lieu en France ainsi qu’aux flux BtoC et BtoB hors de France. Les informations de la déclaration électronique seront envoyées aux autorités fiscales. Grâce à ces éléments, les autorités fiscales auront connaissance de toutes les opérations commerciales des assujettis à la TVA.
Une conception de la transmission en Y pour accroître l’interopérabilité
Le gouvernement a décidé d’utiliser une technologie de transmission en « Y ». Ce schéma est appelé « Y » car il mêle un circuit direct, notamment via la plateforme publique, et un circuit indirect, via les plateformes privées. Le système d’échange mixte permet de mettre en place différents circuits de facturation. La plateforme publique de la nation permet de gérer un nombre limité de formats de factures alors que les plateformes privées permettent d’échanger d’autres formats plus techniques.