La facturation électronique est obligatoire depuis le 1er janvier 2020 pour toutes les entreprises qui ont des relations avec le secteur public dans l’Union européenne. Cette obligation est applicable quelle que soit la taille de l’entreprise et les factures sont délivrées via le portail de services Chorus Pro pour la France. En outre, l’obligation s’étend aux entreprises du secteur privé conformément aux exigences de la loi de finances 2020. Recevoir des factures électroniques deviendra obligatoire à partir du 1er juillet 2024.
Les factures électroniques : De quoi s’agit-il ?
Pour être considérée comme une facture valide, la facture doit être émise, créée et acceptée sous forme numérique, conformément à l’un des trois types acceptés, à savoir
- Le format structuré, qui exige la conformité aux normes auxquelles les parties ont préalablement négocié en matière d’EDI ou d’échange de données électroniques ;
- Le format non structuré qui donne lieu à la présentation de factures sur papier. Elles sont généralement livrées en format PDF ou éventuellement avec des images. Les factures non structurées sont jointes à des courriels envoyés par courrier électronique ou par Internet ;
- Le format hybride est celui d’un fichier PDF auquel est joint un document contenant des informations importantes dans un format structuré.
La norme EN 16931 fournit un cadre pour les données essentielles intégrées dans toute facture au format structuré B2G (Business-to-Government) au niveau de l’Union européenne depuis 2017. Les factures électroniques émises à l’échelle B2B (Business-to-Business) doivent s’appuyer sur ce référentiel, tant en format hybride que structuré.
Les factures papier peuvent être numérisées. Cela permet de dématérialiser le traitement. Cependant, les factures traitées ne sont pas considérées comme électroniques puisqu’elles ne sont pas le format original d’émission. Cependant, les factures numérisées peuvent être utilisées comme preuve auprès de l’administration fiscale dans le cas où elles sont solides et identiques aux originaux.
Facturation Électronique : quel impact pour les TPE-PME ?
Le passage à la facturation électronique dans les PME/TPE, voire dans les petites entreprises, peut être bénéfique à plusieurs niveaux :
- Les coûts de traitement sont réduits,
- Le processus s’accélère et les délais sont mieux respectés,
- La traçabilité des factures facilite le processus de création d’une piste d’audit fiable (PAF),
- La gestion de la trésorerie est améliorée.
- La conformité des TPE/PME à la législation fiscale est assurée.
- L’entreprise est en mesure d’anticiper les exigences légales concernant le processus de télédéclaration et les factures électroniques.
Dans le sens où la facture est une preuve de déductibilité et de collecte de la TVA, il est vital pour le client et le prestataire de se conformer aux exigences de conformité fixées par les autorités fiscales. La facturation électronique étant obligatoire en 2024, les TPE ainsi que les PME ont tout intérêt à entamer la démarche dès que possible.
Quel format de facture faut-il utiliser pour la création et la diffusion des factures électroniques ?
Par essence, la majorité des factures électroniques se ressemblent. Mais il existe quelques différences dans la conception et les détails qu’elles contiennent. Les fichiers non structurés sont beaucoup plus faciles à distribuer. Cependant, leur traitement au niveau du client nécessite une extraction préalable des données. De plus, ils risquent d’être bloqués par les filtres anti-spam, ou d’être envoyés à des destinataires non autorisés en l’absence d’un système de messagerie sécurisé. Ce type de facture électronique n’est pas conseillé.
Les factures électroniques en format hybride ou structuré sont préférables, même si elles sont plus contraignantes. L’adoption de ces formats nécessite une préparation minutieuse qui comprend des tests et des alignements permettant de s’assurer qu’ils sont conformes aux spécificités de la relation fournisseur-client. C’est inévitablement le signe d’investissements informatiques qui seront néanmoins amortis de manière accélérée en raison de la quantité de données échangées entre les parties.
La norme EN 16931 a été développée dans l’espoir de mutualiser les coûts informatiques. Il est recommandé de créer des factures structurées et dont le contenu est limité aux informations nécessaires. Pour les factures hybrides, le format de Factur-X est utilisé comme référence pour la présentation et le contenu. Factur-X est une excellente alternative aux factures JPEG ou PDF des TPE comme des PME car il reprend certains aspects qui font partie de la norme EN 16931.
Quelles sont les étapes pour passer à la facture électronique ?
Toutes les factures électroniques destinées à être utilisées par le secteur public doivent passer par Chorus Pro, il n’y a donc rien de nouveau. La plateforme est offerte gratuitement par l’Etat. Elle permet de suivre l’avancement du traitement des dossiers et d’obtenir une date de certification de la facture électronique. Le même système sera mis en place avec la création d’un site officiel de facturation électronique ou en utilisant une plateforme de facturation B2B existante de l’État.
Conformément à la loi de finances 2020, les entreprises du secteur privé peuvent également utiliser le portail Chorus Pro pour l’émission de toute facture électronique. Elles sont autorisées à utiliser d’autres plateformes partenaires non dématérialisées. Ils doivent se soumettre à des audits réguliers et fournir une preuve d’inscription à l’administration. Les fournisseurs doivent également se conformer à toute modification de la réglementation, car les échanges sont généralement interopérables, la protection des échanges étant la priorité absolue.
En outre, les fournisseurs doivent être en mesure d’envoyer des factures par voie électronique à leurs clients en utilisant le service de messagerie Request-to-Pay (RTP). Ce système permet d’envoyer des factures en même temps que des demandes de paiement, et de suivre la procédure jusqu’à la réception du paiement.
Les avantages de la facturation électronique
Le fait de passer à la facturation électronique des clients permet aux entreprises de réaliser différents gains, notamment de temps et d’argent. Elle possède également de nombreux avantages.
Un gain de temps
Grâce à la facturation électronique, le temps alloué aux différentes tâches d’administration est grandement réduit, puisque le traitement manuel des factures ne sera plus nécessaire. De plus, vous n’aurez plus besoin de renseigner les données des factures sur votre logiciel de facturation : elles seront intégrées automatiquement. Ce gain de temps non négligeable permettra à la personne en charge de l’administratif de se dégager du temps pour effectuer une autre mission.
Un gain d’argent
La facturation électronique, en plus de vous faire gagner du temps, vous permettra d’économiser de l’argent. En effet, elle permet de réaliser une économie pouvant aller de 50 à 70 % sur les coûts liés à l’impression, à l’envoi et au stockage des factures.
Un meilleur suivi des étapes de facturation
Le suivi des factures est facilité puisque la plupart des plateformes permettent de tracer les différentes factures en fonction de leur étape de traitement. Ce suivi précis permet de réduire significativement les délais de facturation ainsi que les éventuels contentieux, puisque la remise de la facture est assurée.
Un gain de papier
La facturation électronique est très avantageuse d’un point de vue écologique. Effectivement, elle permet de faire l’économie de beaucoup de feuilles de papier, d’enveloppes et de timbres. L’impact sur l’environnement concerne également le transport : les factures n’ont plus besoin d’être acheminées par voie postale, ce qui contribue à réduire l’impact écologique des véhicules.
Une fiscalité plus conforme
La facturation électronique vous garantit une excellente conformité fiscale grâce au transfert automatique des factures vers l’administration fiscale. Cela contribue à réduire drastiquement les erreurs humaines concernant les déclarations de TVA, puisque ces informations seront pré-remplies.