Quelle est la fonction d’une note de crédit ?
La définition de la note de crédit est assez simple. Il s’agit d’une opération qui a pour but de rectifier ou d’annuler une facture déjà émise. En outre, une note de crédit peut être décrite comme un document comptable qui permet à l’utilisateur de modifier une facture existante.
Il est impératif d’émettre une note de crédit pour, par exemple, rectifier une facture afin d’assurer la conformité aux exigences comptables. Dans le domaine de la comptabilité, il est interdit de modifier ou de supprimer des documents. S’il y a une erreur, il n’est pas possible de modifier la facture initiale.
Il est utile de savoir qu’ en Belgique et en Suisse, le mot note de crédit est utilisé pour désigner la facture de crédit.
La facture de crédit est utilisée dans diverses situations. Elle constitue notamment une bonne option :
- En cas d’erreur sur une facture : Si vous avez fait une erreur sur une facture qui a déjà été remise à votre client, vous devez immédiatement envoyer une nouvelle facture pour compenser la différence de montant.
Par exemple, si vous avez facturé 550 euros pour l’achat au lieu de 500 euros. Dans la facture de crédit, vous inclurez le trop-perçu de 50 euros.
- En cas de retour de produits : Si un acheteur n’est pas satisfait des articles reçus et souhaite les retourner, il peut demander une note de crédit détaillée avec la facture. Il est alors nécessaire d’envoyer une note de crédit afin de rendre impossible l’annulation du montant payé.
L’étape suivante consiste à procéder à un échange, à déduire le montant sur une prochaine facture, ou à présenter une offre au client.
- Dans le cas de gestes commerciaux : Il peut être intéressant d’offrir le bénéfice d’une remise à un client (pour le fidéliser ou rattraper l’erreur que vous avez commise). Si vous souhaitez offrir une remise alors que vous avez déjà émis une facture, vous devez émettre une facture à crédit afin que la remise puisse être enregistrée dans vos comptes.
Facture de crédit, facture d’acompte, escompte… quelles sont les différences ?
Il est crucial de ne pas mélanger les différents termes que vous rencontrerez dans le domaine de la comptabilité.
La facture d’acompte n’est pas une similitude avec la facture de crédit. Il s’agit simplement d’une facture pour le premier versement qui est l’acompte.
Exemple : Une prestation est facturée 200 euros, cependant, 30% d’acompte est demandé à la réservation. Comme il y a deux montants à payer dans des délais différents, le prestataire de services fournira deux factures. La première est celle du paiement de l’acompte (60 euros) et la seconde celle du solde dû (140 euros).
L ‘escompte sur la facture de crédit est différent. L’escompte commercial permet à une organisation d’offrir des remises à ses clients lorsque ces derniers paient à l’avance. Dans ce cas, la procédure est la même que pour les escomptes commerciaux, cependant, comme la facture est déjà émise, il est maintenant nécessaire de faire l’escompte réel de la facture de crédit.
Comment créer une facture à crédit ?
Si vous savez comment créer une facture, alors vous n’aurez aucun mal à préparer une facture avec une note de crédit. Elle doit suivre les mêmes directives qu’une facture traditionnelle, comporter les mentions obligatoires sur toute facture et être numérotée sans discontinuité.
Les termes « facture de crédit » ou « crédit » doivent apparaître clairement sur la facture. Certains termes doivent être modifiés : au lieu de mentionner le « net à payer » , il faut lire « net à déduire ».
D’une manière générale, la facture de crédit présente les modalités de paiement telles que le remboursement par chèque ou toute autre méthode ou l’émission d’un bon de réduction sur une facture à venir ou une facture, etc.
Notez que si vous réfléchissez à la manière de traiter une facture d’avoir, sachez que la comptabilité n’est pas la même pour le fournisseur et l’acheteur.
Pour enregistrer la facture d’avoir, vous devez respecter les directives relatives à la facturation avec chiffres, que ce soit en utilisant le système de numérotation standard ou en créant un système parallèle de numérotation spécifique aux avoirs. En outre, il est essentiel de respecter les règles de conservation des factures.