Ce qu’il faut garder à l’esprit concernant les factures électroniques

La transformation numérique progresse lentement et inclut la numérisation des factures qui deviennent électroniques. À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises fondées en France sont tenues d’accepter les factures électroniques. L’objectif de ce changement n’est pas seulement de lutter plus efficacement contre la fraude, mais aussi d’aider et de faciliter la transition vers un environnement plus vert des entreprises, dans une démarche RSE. Vous êtes entrepreneur ou employé d’une société de services et vous souhaitez tout comprendre sur la facture électronique et comment l’intégrer dans votre organisation ?

Le concept de la facturation électronique

Si vous n’êtes pas encore au courant du concept de factures électroniques et de ce qu’il peut apporter à votre entreprise, il est important de savoir que cette procédure est conçue pour vous faciliter la vie. Peu importe que ce soit pour des raisons administratives ou simplement pour améliorer et renforcer vos relations avec vos fournisseurs, vos clients, vos employés et vos clients, le processus de dématérialisation des factures vous apportera de nombreux avantages. Vous pouvez être sûr que ce système réglementaire supposé contraignant prendra en considération la  » maturité numérique  » de votre entreprise. En ce sens qu’un calendrier est fixé pour les petites structures qui peuvent avoir plus de difficultés à entamer le voyage numérique.

Qu’est-ce que la facturation électronique obligatoire ?

La facturation électronique est la création, le partage et le traitement automatique des factures entre les fournisseurs d’une entreprise et les acheteurs. Elle concerne toutes les ventes et achats de services ou de biens entre deux structures différentes. Cette dernière doit obligatoirement être située en France et être assujettie à la TVA.

Si les autorités fiscales sont les plus concernées par la  » facture « , c’est pour une raison très simple : la facture est une pièce justificative valable, qui permet la collecte de la TVA par le vendeur et la déduction pour le client. Ainsi, en fournissant aux autorités fiscales les informations par voie électronique, chaque entreprise contribue à une lutte efficace contre la fraude, notamment en matière de TVA. De plus, la dématérialisation induite par la facturation électronique obligatoire incite les professionnels à utiliser le matériel de bureau de manière responsable (papier et encre pour l’impression, etc…).

Vous l’aurez compris, la facturation n’est plus une option, mais une obligation qui va bientôt s’imposer à toutes les entreprises. Les entreprises qui travaillent régulièrement dans le secteur public doivent envoyer leurs factures au format électronique à partir du 1er janvier 2020.1er janvier 2020, quelle que soit leur taille. Pour les autres entreprises, la facturation électronique sera mise en œuvre progressivement entre 2024 et 2026. Les petites structures comme les micro-entreprises feront le pont.

Factures électroniques et réglementation

Pour faciliter la mise en œuvre de la nouvelle politique de facturation, les nouveaux canaux de facturation seront progressivement introduits dans le paysage des entreprises. Dans un premier temps, elles devront se familiariser avec les différents prestataires privés et de dématérialisation et avec la facture électronique qui est une plateforme publique de dépôt appelée chorus Pro. Ce portail a vu plus de 140 millions de factures transférées depuis l’année 2017 ! Si vous et votre entreprise n’êtes associés à aucun organisme du secteur public (collectivités territoriales de l’État, collectivités locales ou établissements publics), vous ne serez pas tenu d’utiliser ce logiciel et il vous est conseillé de vous tourner vers un logiciel de facturation plus classique.

Passons en revue les options auxquelles vous aurez accès en tant qu’entreprise afin de communiquer avec la direction :

  • Vous pouvez utiliser un système de dématérialisation  » partenaire  » (PDP) qui est administré par le gouvernement : ces plateformes ont généralement pour objectif de transformer et valider les factures afin de les transmettre aux autorités fiscales françaises. Dans le cadre de la télédéclaration, ces intermédiaires transmettent également les données des factures à l’administration. Les plateformes ont la possibilité d’exercer un champ d’action qui leur permet d’acquérir le titre de tiers de confiance auprès de la DGFiP.
  • Dans tous les autres cas, il faut utiliser les services du portail de la facture publique qui est basé sur la plateforme Chorus Pro. Ce service assure déjà l’échange de factures de manière dématérialisée, pour tout ce qui relève du secteur public.

Que dit la loi ?

Officiellement, la facturation électronique a pris un tournant majeur en 2021 avec l’ordonnance N2021-1190 du 15 septembre. Ce texte législatif porte sur « l’universalisation de la facturation électronique des transactions entre contribuables assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et la transmission des données transactionnelles ». Il complète également la loi de finances pour 2020, qui a introduit cette disposition pour le secteur public. Toute entreprise du secteur privé qui est qui a son siège en France et qui est soumise à la TVA sera obligée d’émettre et de recevoir des factures électroniques entre 2024 et 2026.

Qui sont les personnes concernées ?

L’objectif de cette réforme via le processus de dématérialisation des factures est de constituer une « base » adéquate d’informations structurées. Ainsi, l’administration fiscale sera en mesure de traiter les factures de manière plus efficace que lorsqu’elles sont imprimées dans leur version papier ou au format PDF. La mise en œuvre de la facture obligatoire et dématérialisée se fera progressivement en fonction de la taille des entreprises :

  • Pour les grandes entreprises (au moins cinq mille salariés), la date de dépôt est le 1er juillet 1 2024.
  • Pour les moyennes entreprises (de 250 à 4 999 salariés), la date limite pour les moyennes entreprises est le 1er janvier 2025.
  • pour les petites et moyennes entreprises (PME), la date limite est le 1er janvier 2026.

Quels sont les points majeurs de cette réforme ?

La nouvelle loi sur la facturation électronique s’articule autour de deux axes :

  • L’émission, la transmission et la réception d’une facture non matérialisée, également appelée facture électronique : c’est cet aspect de la nouvelle réforme qui figure en tête de liste des priorités des autorités fiscales. Ainsi, à partir du 1er juillet 2024, toute entreprise établie en France devra recevoir des factures au format électronique.
  • Les informations ainsi que les détails du paiement en mode B2C Cet élément de la réforme affecte principalement les entreprises assujetties à la TVA en France et effectuant des transactions avec des personnes ou des entreprises qui ne sont pas basées en France (en d’autres termes, les établissements qui ne sont pas en mesure d’établir un siège d’exploitation ou un domicile, ou un lieu de résidence habituel en France).