Toute entreprise française assujettie à la TVA doit accepter les factures de ses fournisseurs au format électronique depuis le 1er septembre 2026, via une plateforme agréée. Sur la facture électronique, ce qu'il faut savoir ensuite tient en trois points : chaque opération entre entreprises passe en facturation dématérialisée, les PME et micro-entreprises émettent leurs factures à leurs clients en 2027, et le e-reporting transmet les données de vente à l'administration fiscale.
Quatre repères pour la facturation électronique en France
Réception : obligation pour toute société, entreprise individuelle ou profession libérale assujettie, quelle que soit sa taille. Émission : grandes entreprises et ETI à la rentrée 2026, PME en 2027. Plateforme agréée : contrôle du format, du numéro SIREN et des mentions, puis transmission des informations à l'administration. Entre entreprises, le PDF envoyé par mail ne suffit plus ; les ventes aux particuliers et les opérations avec l'étranger relèvent du e-reporting.
Une facture électronique, ce n'est pas un PDF envoyé par mail
La facture électronique, au sens de la réforme, est un document émis, transmis et reçu sous une forme normalisée, que le logiciel du client lit sans ressaisie. Chaque donnée (numéro, date, montant hors taxe, taux de taxe, identifiant des deux parties) occupe un champ précis du fichier, ce qui permet un traitement automatique de bout en bout.
Un PDF classique joint à un mail reste un document numérique, mais l'administration fiscale ne le considère pas comme une facture électronique : le texte qu'il contient n'est pas exploitable par une machine sans interprétation. Une facture montée sur Excel puis exportée se trouve dans la même situation. La dématérialisation ne suffit donc pas : c'est la structure du fichier qui compte.
Les trois formats du socle
Le socle commun de la réforme reconnaît trois formats, que toute plateforme agréée doit savoir traiter :
- UBL (Universal Business Language), un format XML très répandu en Europe du Nord ;
- CII (Cross Industry Invoice), un autre format XML issu des travaux de l'ONU ;
- Factur-X, un format mixte : un PDF lisible par un humain qui embarque un fichier XML structuré.
Les trois respectent la norme européenne EN 16931, qui fixe le contenu sémantique d'une pièce comptable. Le choix du format dépend surtout de ce que propose le logiciel de facturation de l'entreprise et la plateforme retenue ; pour une petite structure qui veut garder un document lisible, le format mixte reste la solution la plus simple à adopter.
Qui est concerné par la facture électronique ?
La facture électronique concerne toute entreprise établie en France et assujettie à la TVA, quelle que soit sa taille ou sa forme juridique : société, entrepreneur individuel, profession libérale, micro-entrepreneur. Le régime de la franchise en base de TVA ne fait pas sortir une entreprise du champ : elle reste assujettie, même si elle ne collecte pas la taxe, et doit donc recevoir puis émettre ses documents sous forme électronique.
Une association est concernée seulement si elle exerce une activité lucrative soumise à la taxe. Une association qui vit de cotisations et de subventions, sans opération taxable, n'a pas d'obligation de facturation électronique, mais elle recevra de plus en plus de pièces de ses fournisseurs par ce canal.
Le périmètre vise les transactions entre deux entreprises assujetties établies en France (le B2B domestique). Les ventes à des particuliers et les opérations avec des entreprises étrangères ne donnent pas lieu à une facture électronique obligatoire, mais leurs données passent par le e-reporting décrit plus bas. Les factures adressées au secteur public suivent leur propre circuit, Chorus Pro, obligatoire pour toutes les tailles d'entreprise depuis le 1er janvier 2020.
Le calendrier de la réforme par taille d'entreprise
Le calendrier de la facture électronique distingue la réception, obligatoire pour toutes les entreprises en même temps, et l'envoi, échelonné selon la taille. La loi de finances pour 2024 (article 91) a fixé ces dates, après un premier report qui visait initialement 2024. La réception vaut pour toutes les catégories du tableau depuis la rentrée 2026.
| Catégorie d'entreprise | Repère de taille | Envoi des factures et e-reporting |
|---|---|---|
| Grande entreprise | 5 000 salariés et plus | 1er septembre 2026 |
| ETI | 250 à 4 999 salariés | 1er septembre 2026 |
| PME et TPE | moins de 250 salariés | 1er septembre 2027 |
| Micro-entreprise | moins de 10 salariés | 1er septembre 2027 |
La catégorie se détermine d'après les critères de l'Insee (effectif, chiffre d'affaires, total de bilan), appréciés sur le dernier exercice clos avant la date de référence ; l'effectif seul donne un premier repère, pas une réponse définitive pour une entreprise proche d'un seuil. Une PME concernée par la seconde échéance, qui reçoit depuis l'automne 2026 les envois de ses grands fournisseurs, a donc déjà le circuit de réception en place : il lui reste à basculer ses envois avant 2027.
La plateforme agréée, passage obligé de chaque facture
La plateforme agréée (PA, anciennement plateforme de dématérialisation partenaire ou PDP) est l'intermédiaire immatriculé par l'administration fiscale par lequel chaque facture électronique doit transiter. L'entreprise qui émet dépose sa facture sur sa plateforme, celle-ci contrôle le format et les mentions, puis l'achemine vers la plateforme du client, qui la met à disposition de son logiciel comptable.
Le PPF, portail de l'État, ne joue plus le rôle de plateforme gratuite entre entreprises, contrairement au schéma annoncé au départ. Il tient l'annuaire des entreprises, qui indique pour chaque entreprise la plateforme qui reçoit ses documents, et concentre les données transmises par les plateformes agréées. Toute entreprise doit donc choisir au moins une plateforme agréée, éventuellement intégrée à son outil de facturation ou proposée par son cabinet comptable.
Avant de choisir une plateforme agréée (ex-PDP), quelques points méritent une vérification : l'immatriculation effective de la plateforme sur la liste publiée par l'administration, sa compatibilité avec l'outil déjà en place, la prise en charge des trois formats du socle, la gestion des statuts et l'archivage. Une plateforme qui reçoit mais ne sait pas encore émettre pose problème aux entreprises qui devront envoyer leurs factures en 2027.
Le cycle de vie et les statuts
Chaque facture électronique suit un cycle de vie suivi par des statuts échangés entre plateformes. Quatre statuts sont obligatoires : déposée, rejetée (la facture ne respecte pas le format ou les contrôles), refusée (le client la conteste) et encaissée, ce dernier servant aux prestations de services dont la TVA devient exigible au paiement. Les autres statuts (prise en charge, approuvée, mise en paiement) restent facultatifs mais rendent le suivi des relances bien plus simple pour le service comptable.
Les nouvelles mentions à porter sur chaque facture
La facture électronique reprend les mentions habituelles d'une facture et en ajoute une nouvelle série de quatre, prévues par la réforme pour que l'administration fiscale exploite chaque donnée sans ambiguïté :
- le numéro SIREN du client, quand celui-ci est une entreprise ;
- l'adresse de livraison des biens, lorsqu'elle diffère de l'adresse de facturation ;
- la nature de l'opération : livraison de biens, prestation de services, ou opération mixte ;
- la mention « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits », si le prestataire a choisi ce régime.
Ces mentions s'ajoutent au numéro de facture, à la date d'émission, à l'identité des parties, au détail des biens ou services, aux taux et montants de taxe. Une fiche client tenue à jour dans l'ERP ou l'outil de gestion (identifiant, adresse, catégorie d'opération par défaut) garantit la conformité de chaque envoi et évite l'essentiel des rejets. Un oubli de mention n'empêche pas toujours la transmission, mais il expose à des amendes en cas de facture non conforme et ralentit le paiement.
Le e-reporting, l'autre volet de la réforme
Le e-reporting désigne la transmission à l'administration des données de transaction qui ne passent pas par une facture électronique entre entreprises françaises. Il concerne trois familles d'opérations : les ventes de biens et prestations de services à des particuliers (B2C), les opérations avec des entreprises établies hors de France, à l'achat comme à la vente, et les données de paiement des prestations de services.
Le e-reporting suit le même calendrier que l'émission des factures : septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, septembre 2027 pour les autres entreprises. La transmission passe elle aussi par la plateforme agréée, avec une fréquence qui dépend du régime fiscal de l'entreprise (réel normal mensuel, réel simplifié, franchise en base). Un commerçant dont la clientèle se compose surtout de ménages ne produit donc presque pas de facture électronique, mais il transmet chaque période le total de ses recettes et de la TVA collectée.
Le croisement de ces données avec la facturation électronique entre entreprises donne à l'administration une vision quasi complète de l'activité économique soumise à la taxe. C'est l'objectif central de la réforme : lutter contre la fraude à la TVA, dont le manque à gagner se chiffre en milliards d'euros chaque année selon les estimations de la Commission européenne, et préparer à terme le préremplissage des déclarations de TVA.
Facture électronique et TPE : les questions qui reviennent avant 2027
Un micro-entrepreneur doit-il passer à la facture électronique ?
Un auto-entrepreneur doit accepter les factures électroniques depuis la rentrée 2026 et les envoyer au plus tard en 2027, dès lors qu'il facture d'autres entreprises françaises. La franchise en base de TVA ne l'en dispense pas. S'il ne travaille qu'avec des ménages, seul le e-reporting de ses ventes le concerne.
Faut-il acheter un nouveau logiciel de facturation ?
Un changement d'outil n'est pas toujours nécessaire : beaucoup d'éditeurs connectent leur solution à une plateforme agréée, ou en sont une. Il faut vérifier auprès de l'éditeur que la solution compatible sait produire un format du socle, recevoir les flux entrants et gérer les statuts.
Que deviennent les factures papier reçues des fournisseurs étrangers ?
Une facture d'un fournisseur étranger n'entre pas dans l'obligation de facture électronique : elle peut rester papier ou PDF. Ses données remontent en revanche à l'administration par le e-reporting de l'acheteur français.
Une facture arrivée par erreur en PDF est-elle valable ?
Une facture entre deux entreprises françaises soumises à l'obligation, transmise en simple PDF après l'échéance qui s'applique à l'émetteur, n'est pas conforme. Le client peut demander à son fournisseur de la réémettre par sa plateforme agréée, ce qui sécurise aussi la déduction de la TVA.
Ce que la réforme change dans le travail comptable
La facturation électronique déplace le travail du service comptable : moins de saisie, davantage de contrôle en amont. Les pièces entrantes arrivent déjà normalisées, ce qui supprime la ressaisie et les erreurs de lecture, et permet un rapprochement automatique avec les bons de commande et les relevés bancaires. Le gain de temps se mesure surtout sur les entreprises qui traitent plusieurs centaines de factures fournisseurs chaque mois.
Le revers tient à la qualité des données en amont. Une fiche client sans numéro SIREN, une adresse incomplète ou une mauvaise catégorie d'opération provoquent un rejet par la plateforme, là où un PDF serait parti sans contrôle. La mise en place gagne donc à commencer par un nettoyage des bases clients et fournisseurs, bien avant la première facture envoyée.
Les avantages pour les PME et TPE tiennent surtout à la réduction des délais de paiement, au suivi des statuts et à la baisse des coûts d'impression et d'envoi. La facture papier coûte plus cher qu'on ne le pense une fois additionnés l'édition, l'affranchissement, la saisie et le classement.
Les impacts de la facturation électronique sur les outils et les équipes
Les impacts de la facturation électronique dépassent la seule question du format : la réforme touche l'ERP, les paramètres de facturation, l'organisation des équipes et les délais de paiement. Une entreprise qui gère sa facturation dans un ERP doit vérifier que celui-ci sait transmettre directement les documents à la plateforme agréée, sans export ni saisie manuelle. Les paramètres à revoir sont nombreux : catégorie d'opération par défaut, exigibilité sur les débits ou les encaissements, nom et identifiant de chaque client, adresse de livraison.
Le premier impact visible concerne les équipes comptables. La saisie manuelle des pièces fournisseurs disparaît en grande partie, puisque la facture électronique arrive normalisée et se rapproche automatiquement de la commande. Le travail se déplace vers le contrôle des rejets, le suivi des statuts et le réglage des règles de validation. Un deuxième impact porte sur la trésorerie : le statut « encaissée » et la visibilité sur chaque étape raccourcissent le délai entre l'envoi et le paiement, à condition que le client traite lui aussi ses factures par ce canal.
Un troisième impact, moins attendu, touche la conformité fiscale. Les données de chaque transaction remontent à la DGFiP au fil de l'eau ; une incohérence entre la facture, le e-reporting et la déclaration de TVA devient visible plus vite qu'avec un contrôle classique. Un expert-comptable ou un conseil en systèmes d'information aide à fixer les paramètres avant la bascule, plutôt qu'après les premiers rejets. Le dernier impact concerne les fournisseurs, qui devront eux aussi transmettre des factures électroniques conformes : leur demander dès maintenant le nom de leur plateforme agréée évite les surprises.
Archivage et conservation : les règles ne bougent pas
La conservation d'une facture électronique obéit aux mêmes durées qu'une facture papier : six ans au titre du droit fiscal (article L102 B du Livre des procédures fiscales), dix ans au titre du Code de commerce pour les documents comptables. Le document doit être conservé dans son format d'origine, avec la garantie de son intégrité et de son authenticité.
Imprimer une facture électronique pour la ranger dans un classeur ne vaut pas archivage : c'est le fichier reçu qui fait foi. Beaucoup de plateformes agréées proposent un archivage à valeur probante ; à défaut, le système d'archivage de l'entreprise doit garantir que le document ne peut pas être modifié, avec une piste d'audit fiable entre la facture et l'opération qu'elle constate.
Les étapes d'une mise en place sans précipitation
La mise en œuvre de la facture électronique se prépare en quelques étapes, dans cet ordre, pour une entreprise qui n'a encore rien engagé :
- déterminer la catégorie de l'entreprise et l'échéance d'émission qui la concerne ;
- recenser les flux : volume de factures émises et reçues, part des clients non professionnels, opérations avec l'étranger ;
- vérifier ce que le logiciel de facturation actuel sait faire, puis choisir une plateforme agréée compatible ;
- compléter les fiches clients et fournisseurs (SIREN, adresses, régime de TVA) ;
- tester l'envoi de quelques factures réelles et la réception des statuts avant l'échéance ;
- former les personnes qui émettent ou valident les factures au nouveau processus de facturation.
Le cabinet d'expertise comptable reste l'interlocuteur à consulter dès qu'un doute porte sur le régime de TVA, le classement d'une opération mixte ou le traitement des opérations internationales : une erreur de catégorie se répercute sur chaque facture émise.
Les sigles de la réforme, du PPF au e-invoicing
- E-invoicing
- Nom anglais de la facturation électronique entre entreprises : le e-invoicing désigne la circulation de factures normalisées d'une plateforme agréée à l'autre.
- E-reporting
- Transmission à l'administration des données de transaction et de paiement qui échappent au e-invoicing (clientèle de ménages, opérations internationales).
- PA (plateforme agréée)
- Opérateur immatriculé par la DGFiP qui émet, reçoit et contrôle les documents, puis transmet leurs données à l'administration ; il remplace la notion de PDP.
- PPF (portail public de facturation)
- Plateforme de l'État qui tient l'annuaire et concentre également les données des plateformes agréées ; elle ne relaie aucun document entre entreprises.
- Annuaire
- Registre national qui associe chaque entreprise à la plateforme chargée de recevoir ses factures électroniques.
- Chorus Pro
- Portail des factures adressées à l'État, aux collectivités et aux hôpitaux.
- EN 16931
- Norme européenne qui fixe le contenu d'une facture électronique ; les trois formats du socle la respectent.
Le ministère de l'Économie et le site impots.gouv.fr publient chacun une information générale tenue à jour sur la réforme. C'est la source à lire avant toute décision, l'impôt relevant de l'administration fiscale.
