Dans la vie quotidienne d’une entreprise, l’archivage des documents est une action cruciale. Elle peut être réalisée et traitée en interne, ou externalisée. En France, la durée d’archivage obligatoire est contrôlée. La législation régissant la facture en France impose une période incompressible pour assurer la conservation des documents comptables dont les factures. L’entreprise doit conserver les factures des fournisseurs et des clients. Quelle est exactement la durée légale de conservation des factures ? Nous vous donnons tous les détails sur ce temps d’archivage obligatoire et les raisons de cette période, ainsi que les dangers qui surviennent lorsque cette période n’est pas respectée.
Combien de temps faut-il conserver les factures ?
La facturation dans le délai légal permettra à l’utilisateur de garder une trace des transactions qui ont eu lieu. Elle est utile pour établir les conditions d’une transaction commerciale en cas de litige avec un client dans le cas où la facture a été émise par une entreprise, ou avec un fournisseur lorsqu’il est le bénéficiaire de la facture. En cas de litige, c’est le document écrit qui prouve que l’entreprise a le droit de le faire.
Il est également crucial de pouvoir produire une facture en cas de demande de l’administration fiscale lors d’un contrôle. La réception des factures ainsi que des autres documents demandés par l’administration fiscale permet de prouver à cette dernière que l’entreprise a respecté ses obligations.
La durée de conservation des factures destinées aux fournisseurs et aux clients est fixée par la loi. Il est impératif de respecter les délais dans lesquels les contrôles peuvent être effectués. La facture est considérée comme une pièce comptable et plus précisément comme une pièce justificative au sein du système comptable. Dont la conservation est soumise aux dispositions de l’article L.123-22 du code des transactions commerciales. Le non-respect de ce délai légal de conservation place l’entreprise en infraction.
La conservation des factures dans le cadre de la procédure fiscale
Les documents comptables, tels que les factures, peuvent être réclamés par les autorités fiscales dans un délai de six ans à compter de leur création. Ce délai est prolongé si les documents intermédiaires sont produits en cas de retard de facturation. L’article L. 101 B du Livre des procédures fiscales impose cette durée de conservation pour les factures.
En respectant le délai minimum légal de 10 ans pour assurer la conservation des documents comptables l’entreprise est protégée de toute action en justice.
Quelle est la durée légale de conservation des factures ?
Toute entreprise doit conserver un certain nombre de documents pour être en mesure de justifier son travail. Cette obligation de conservation des documents ne concerne pas seulement les documents sociaux, fiscaux et commerciaux ainsi que les documents comptables. La durée légale de conservation varie en fonction du type de document.
Les factures des fournisseurs et des clients doivent être conservées pendant une période de 10 ans après la date de clôture de l’exercice fiscal. Il s’agit de la durée minimale pendant laquelle l’entreprise doit conserver les documents comptables, comme les factures, qui peuvent être inspectés par la direction. Si l’entreprise estime que c’est important ou nécessaire, elle peut conserver les documents plus longtemps que 10 ans, à l’exception des documents qui contiennent des données personnelles.
Lorsque les documents se rapportent à des immobilisations amortissables, les factures doivent être conservées pendant 3 ans après l’exercice comptable, c’est-à-dire 2 ans après la fin de l’amortissement.
Aujourd’hui, de plus en plus d’institutions professionnelles produisent et reçoivent leurs documents par voie électronique. La durée légale de conservation des factures est la même selon le type de support. Peu importe que la facture soit imprimée sur papier ou électroniquement, la période de conservation est la même pour une période de 10 ans après la fin de l’exercice comptable. La version électronique des factures est autorisée tant que que les conditions dans lesquelles la facture est sauvegardée soient conformes à la protection de son intégrité. Il s’agit d’une exigence de l’article 1316-1 du Code civil. Il est essentiel de mettre en place un système d’archivage fiable et sécurisé pour les documents au format papier comme pour les documents au format électronique.
Il est important de noter qu’une facture reçue au format électronique doit être sauvegardée dans son format original, c’est-à-dire électronique, pendant une période de 3 ans. Passé ce délai, l’entreprise peut conserver la facture sous forme de papier, si elle souhaite l’imprimer. Les autorités fiscales peuvent être amenées à examiner la facture en tant que fichier électronique si elle a été créée sous ce format.
Les risques pour l’entreprise en cas de non-respect de la durée de conservation
La loi ne prévoit pas de sanctions spécifiques en cas de non-respect de la durée de conservation obligatoire pour les factures, comme pour les autres documents. Il s’agit toutefois d’un délit qui peut exposer l’entreprise à des sanctions. Les conséquences peuvent être commerciales ou fiscales, voire pénales, en fonction de la gravité et de l’importance de l’infraction.
Les sanctions peuvent être des pénalités allant jusqu’à 50% du montant total des factures non maintenues ou le refus de déduire des charges. Une déclaration fiscale qui n’est pas accompagnée de documents peut être rejetée par les autorités fiscales.
En outre, l’entreprise est tenue de conserver les factures classées par ordre chronologique pendant une période de 10 ans afin de se prémunir de tout litige tant avec les clients ou les fournisseurs qu’avec les autorités fiscales. Il est important de noter qu’il est également possible pour les entreprises d’externaliser la conservation de documents tels que les factures des fournisseurs et les factures des clients. Cette méthode d’externalisation permet de réduire l’espace et la main-d’œuvre nécessaires à l’administration des documents archivés.