L’obligation de supprimer la matérialité des factures doit être mise en place très prochainement pour les entreprises. La généralisation de la dématérialisation devait prendre effet au 1er juillet 2024, la date d’émission des factures devant intervenir à partir du 1er janvier 2026. Vous trouverez ci-dessous le débat sur la dématérialisation de l’obligation de payer les factures en 2024, ainsi que les avantages significatifs de la facturation électronique.
Table des matières
Facturation électronique : Loi de finances 2021
La généralisation de la facture électronique (aussi appelée facturation électronique) est officiellement actée par la loi de finances 2020 et par le règlement qui a été adopté le 15 septembre 2021, 2021-1190. Elle prévoit diverses échéances pour la dématérialisation des factures :
- Le 1er juillet 2024 : Toutes les entreprises exonérées de TVA seront tenues d’accepter les factures créées ou transmises, reçues et stockées sous forme électronique par leurs fournisseurs. Si une entreprise compte plus de cinq mille employés et réalise un chiffre d’affaires supérieur à 1,5 milliard d’euros, le concept de facturation électronique (ou facturation électronique pour le B2B) sera automatiquement appliqué. Il est prévu que l’utilisation du portail public Chorus Pro soit imposée pour la transmission des données de facturation aux autorités fiscales, cependant, le principe de la déclaration électronique peut être accompli en utilisant d’autres plateformes de dématérialisation qui sont privées.
- Le 1er janvier 12025 : L’obligation de fournir et de transmettre des documents aux autorités fiscales sera également étendue aux petites entreprises.
- Le 1er janvier 2026 : Le principe de la mise à disposition et de la transmission de documents à l’administration fiscale sera étendu aux PME et TPE. Pour être plus précis les seules entités qui n’ont pas plus de 250 salariés, et un chiffre d’affaires annuel inférieur à 50 millions d’euros, et le bilan d’un annuel qui est inférieur à 43 millions d’euros sont impactées avec ce système fiscal.
Quelles sont les causes de cette disparité ?
Tout d’abord, on pourrait être enclin à blâmer l’ensemble de la crise sanitaire et c’est une hypothèse juste : le délai supplémentaire a eu un impact important sur l’économie et sur de nombreuses entreprises, qui ont été contraintes d’adopter de nouvelles techniques de travail. Cependant, ce délai supplémentaire de 18 mois accordé par les autorités a également pour but de permettre aux structures les plus vulnérables de se doter des outils et des moyens nécessaires à la transition numérique et en concertation avec les principaux acteurs du système obligatoire.
Dans tous les cas, il faut noter que l’obligation de recourir à la facturation électronique est moins un outil qu’un moyen essentiel de lutte contre la fraude fiscale, notamment la fraude à la TVA. Le deuxième enjeu majeur de ce nouveau changement est de permettre à l’administration fiscale d’améliorer sa compréhension de l’activité des entreprises, en obtenant et en analysant en temps réel les informations les plus importantes.
Obligation de dématérialisation des factures
La période 2024-2026 peut être décrite comme une période de transition pendant laquelle les entreprises devront se débrouiller entre l’élargissement des factures électroniques au niveau de l’envoi et de la réception. En effet, même si les entreprises de toutes tailles sont légalement tenues d’accepter les factures électroniques à partir du 1er juillet 2024, cela ne s’appliquera pas à la logique d’émission qui dépendra largement de la taille de l’entreprise. Pour celles qui ont les plus grosses structures, la facture électronique prendra effet en juillet 2024. Un délai est accordé aux TPE/PME jusqu’en janvier 2026.
Au cours de la période « hybride », les cabinets d’expertise comptable sont appelés à jouer un rôle essentiel pour aider et conseiller les petites entreprises qui pourraient avoir des difficultés à numériser leurs processus administratifs. Bien que la généralisation de la facture électronique ne présente pas de problème technique majeur, la date fixée au 1er juillet 2024 doit être un signal pour les entreprises qui entrent dans le champ d’application de la réforme : c’est à ce moment qu’elles devront adhérer à une plateforme de facturation électronique agréée afin de pouvoir récupérer les factures des prestataires de services (comme l’énergie ou le téléphone par exemple).
Obligation de facturation électronique
Les pénalités pour la réception et l’envoi de factures
Les entreprises qui ne respectent pas leurs obligations en matière de réception et de diffusion des factures électroniques à partir d’une date donnée sont sanctionnées par une peine pouvant aller au-delà d’une simple amende. Le texte stipule qu’en ce qui concerne la facturation électronique (c’est-à-dire l’émission de factures), les entreprises qui ne participent pas à cette nouvelle loi se verront infliger d’une amende maximale de 15 euros par facture dans la limite de 15000 euros par année civile. Il en va de même pour la déclaration électronique (c’est-à-dire la réception des factures). Une amende de 250 euros par facture pourra être infligée, dans la limite de 15 000 euros par année civile.
Le cas de la TVA
Les experts-comptables soulignent également la nécessité pour les entreprises, quelle que soit leur taille, de se mettre en conformité avec la loi de modernisation de l’économie (ou LME), à partir du 1er juillet 2024. En réalité, la déduction de la TVA ne sera pas possible sans la possibilité de collecter les factures émises par les vendeurs au format électronique. Il s’agit d’une pénalité financière indirecte, mais néanmoins significative.
La facture numérique : Quel logiciel utiliser ?
Pour les grandes entreprises qui travaillent avec des structures étatiques diverses, opérer la transformation numérique ne semble pas poser de difficulté particulière en 2017. C’est la plateforme Chorus Pro qui est la solution qu’elles ont choisie pour la facturation électronique. Pour d’autres entreprises, le choix d’une solution informatique dématérialisée leur revient pour mener à bien leur transition :
- Elles peuvent choisir d’utiliser la plateforme « traditionnelle » ChorusPro, qui propose déjà la facturation numérique pour le secteur public.
- Ils peuvent choisir une plateforme accréditée ou un partenaire officiel de l’administration fiscale uniquement.
Idéalement, quelle que soit la taille de l’entreprise, nous recommandons d’utiliser un système de facturation numérique français conforme à la législation française. Le gouvernement suggère d’analyser trois grands principes avant de prendre une décision qui incluent l’inaltérabilité des données ainsi que la sécurité des données et la conservation des documents comptables sur une période légale appropriée de 10 ans au minimum.
En conséquence, les gains de productivité et de temps sont immenses pour les entreprises après l’envoi des factures et leur intégration dans la plateforme choisie ; l’accès à ces fichiers est un jeu d’enfant depuis un ordinateur connecté à Internet. L’adoption généralisée de la facturation électronique accroît la sécurité et améliore la gestion de la trésorerie.