La numérisation des documents est un fait acquis dans de nombreuses entreprises depuis un certain temps déjà. Les avantages de cette nouvelle politique de conservation des données sont nombreux, à commencer par les problèmes de stockage et la rationalisation du processus d’échanges. Cependant la numérisation des processus ne pourra pas échapper aux stipulations d’une réglementation spécifique, qui s’impose progressivement dans les organisations professionnelles. L’étape suivante est l’obligation pour les entreprises d’utiliser la facturation électronique. Ce type de gestion automatisée permet d’augmenter l’efficacité des services et de réduire les coûts de gestion. Cependant, la question demeure : quand la dématérialisation des documents sera-t-elle exigée ? Voici une mise au point sur le sujet.
L’origine de la facturation 100% électronique
La facturation électronique, également appelée e-facturation, fait l’objet de lois spécifiques depuis plusieurs années avant l’avènement de l’Internet commercial. En 1991, les premières ébauches de réglementation concernant la destruction des documents papier ont été faites en France sous la direction de la Direction Générale des Impôts. Mais c’est au début des années 2000 que les choses s’accélèrent avec la toute première étape de la transformation numérique qui fait que l’écrit électronique acquiert progressivement la même valeur qu’un titre papier grâce à l’article 1316-1 du Code civil. La même chose se passe au niveau européen. Depuis 2001, et grâce à la directive 2001/115 CE, les entreprises peuvent remplacer les factures imprimées sur papier par des versions électroniques et d’autres documents considérés comme « probants ».
La nécessité et le caractère essentiel de cette transition se sont imposés au fil du temps. A compter du 1er janvier 2020, les entreprises devront transmettre les factures aux organismes publics sous forme électronique. Le cadre juridique sera fixé par l’ordonnance du 15 septembre 2021, qui généralisera la facturation électronique pour ce type de transaction. Dans l’intervalle, le gouvernement prévoit d’étaler la mise en œuvre de l’obligation de facturation électronique sur plusieurs années. En fonction de la taille de l’entreprise, la nouvelle loi entrera en vigueur entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026.
La facturation électronique obligatoire
La facturation électronique est devenue une partie intégrante du monde des affaires pour de nombreuses raisons. L’obligation de facturation électronique permet aux entreprises françaises de réduire considérablement le coût de l’envoi des factures à leurs clients. Le processus de traitement et d’archivage peut être réduit d’environ 30 %. De plus, la majorité des études montrent que la dématérialisation permet d’économiser 50 % à 75 % par rapport au processus papier traditionnel.
La dématérialisation apporte également un niveau de sécurité supplémentaire pour le simple transfert des factures par rapport au traitement traditionnel par voie postale. En outre, il est essentiel de tenir compte de la rapidité du recouvrement et du paiement.
Quand la facturation papier cessera-t-elle d’être réalisable ?
En 2026, la facturation des entreprises sera entièrement électronique. Le gouvernement supervisera la transition en douceur à partir du 1er juillet 2024, pour toutes les questions liées au paiement entre entreprises, jusqu’à la généralisation complète. Si vous êtes une entreprise intermédiaire (ETI), l’obligation vous sera applicable à partir du 1er janvier 2025. Si votre entreprise est une PME, ou si vous êtes un entrepreneur ou le propriétaire de micro-entreprises l’obligation vous sera applicable à partir du 1er janvier 2026. Le processus initial de dématérialisation devait commencer en 2023, et se terminer en 2025. Elle concernera aussi bien les clients de la facturation électronique que les prestataires de services de facturation électronique.
En particulier, cette obligation de facturation électronique doit permettre, selon les termes du gouvernement, de rationaliser la vie des entreprises et d’accroître leur compétitivité grâce à divers avantages, dont « la réduction significative des charges administratives et la réduction des délais de paiement ». Le gouvernement espère générer un « gain sur le marché d’environ 4,5 milliards d’euros ».
Vous en savez désormais un peu plus sur les obligations légales qui vous attendent en tant qu’entreprise dans le domaine de la facturation électronique. Il est important de rappeler à ce stade que les structures professionnelles ont la possibilité de confier la dématérialisation de leur facturation à une société privée de traitement des factures ou à une plateforme ouverte.
Comment faut t’il réaliser le processus de dématérialisation ?
En termes simples, la dématérialisation des factures est l’émission d’une version électronique de la facture. Cela implique naturellement que vous utilisiez une méthode qui garantisse non seulement l’accessibilité du document mais aussi son authenticité et sa véracité. C’est pourquoi une solution de dématérialisation est cruciale et s’adapte parfaitement aux exigences et à la taille des entreprises. Selon une étude de l’année 2000, plus de 30% des entreprises ont l’intention de mettre en place un système de facturation électronique d’ici 2023.
Il existe deux grandes options de facturation électronique : Le logiciel en tant que service (SaaS) et les solutions sur site. Le SaaS est une solution qui permet de rendre les outils nécessaires accessibles via des serveurs distants (appelés Cloud), plutôt que directement sur l’ordinateur ou le serveur de l’entreprise. L’avantage de ce modèle pour les entreprises réside dans l’accord contractuel et le fait qu’avec la solution SaaS, il n’est pas nécessaire d’acheter une licence individuelle, il s’agit simplement d’un compte pour l’accès au logiciel en ligne. Les solutions sur site (ou mode licence), à l’inverse, permettent de contrôler le logiciel dans son intégralité et offrent un avantage distinct concernant la configuration du système en fonction des besoins de l’entreprise (besoins qui pourraient faire l’objet d’un accord d’externalisation ailleurs).