Le stockage des factures électroniques
La facturation électronique et les archives numériques deviendront bientôt une obligation pour toutes les entreprises. Le processus devrait commencer en 2024 et s’achever en 2026, date à laquelle toutes les structures devront être en cours de dématérialisation. Cependant, de nombreuses questions se posent et les entreprises peuvent avoir besoin d’un accompagnement particulier pour que cette transition se fasse de la manière la plus efficace et la plus conforme aux lois en vigueur. Voici quelques questions que vous pouvez vous poser en tant que chef d’entreprise ou responsable de service concernant la conservation des factures par voie électronique en France comme dans l’Union européenne.
Quelles sont les entreprises concernées par la facturation électronique ?
A l’issue du processus de dématérialisation (qui interviendra en 2026), toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, seront concernées par ce nouveau dispositif réglementaire. Pour rappel, à partir du 1er janvier 2020, toutes les entreprises qui traitent avec des entités du secteur public sont tenues de transmettre leurs factures par voie électronique. C’est également le cas au niveau de l’Union européenne, où toutes les entités publiques sont tenues d’accepter les factures électroniques dès qu’elles les reçoivent.
Il convient de noter que la loi de finances 2020, dans son article 15, généralise le système de facturation électronique aux entreprises du secteur privé. Il s’agit principalement d’une exigence pour les transactions qui impliquent des entités soumises à la TVA. L’ordonnance 2020-1190 du 15 septembre 2021 clarifie la situation et explique que le but premier est de faciliter la réduction de l’administration fiscale, afin de faciliter le recouvrement de la taxe sur la valeur ajoutée.
Quels sont les clients visés par la facturation numérique ?
Si vous êtes une entreprise qui interagit régulièrement avec des clients du secteur public, la dématérialisation des factures est désormais une réalité dans le Cloud. Rappelons que depuis le 1er janvier 2017, toutes les entreprises qui signent des contrats de commande publique sont tenues de fournir leurs factures sous forme dématérialisée. Dans le cas spécifique des factures pour les clients publics les entreprises sont tenues de faire usage du portail Chorus Pro. Les formats acceptés par le portail sont notamment le PDF, mais il est également possible de saisir directement le format EDI (échange de données informatisées ) pour les entreprises qui ont un nombre important de factures. Il est également possible d’utiliser les dernières normes plus facilement accessibles par rapport à l’EDI, notamment le célèbre Factur-X, qui est un format « mixte » introduit en juillet 2017.
La situation est différente pour les entreprises qui relèvent du secteur privé au moins jusqu’au 1er juillet 2024. En effet, à partir de la date de cette annonce, les transactions entre entreprises assujetties à la TVA doivent être traitées électroniquement, qu’il s’agisse de factures électroniques pour les fournisseurs ou pour les clients. Avant cette date, le format de la facture est laissé au choix des entreprises sous réserve d’un accord préalable avec la personne qui recevra la facture.
La norme réglementée pour les factures électroniques
Depuis 2017, il existe une norme sémantique à l’échelle européenne que tous les États membres doivent respecter dans le cadre de la facturation électronique : cette norme s’appelle EN16931, développée pour le B2B (Business-to-Business) de toutes les entités publiques de l’Union.
Cependant, de nombreuses entreprises préfèrent numériser les factures sur papier, afin de pouvoir les traiter ultérieurement de manière dématérialisée. Cette méthode de traitement des documents ne découle pas nécessairement d’une pratique de dématérialisation de l’information et d’un simple stockage numérique des factures. Cependant, depuis 2017, il existe des dispositions légales qui permettent aux documents réalisés par numérisation d’avoir la même valeur probante que les documents électroniques. L’alternative est d’obtenir des copies solides et durables, capables d’être correctement inspectées par les autorités fiscales.
Les avantages de la facturation électronique pour le secteur privé
Il est désormais bien connu que les factures papier seront acceptées dans le secteur public à partir du 1er janvier 2020. Si l’Etat souhaite généraliser la facturation électronique dans le secteur privé, c’est pour de bonnes raisons. Tout d’abord, la dématérialisation des factures permet de rationaliser les déclarations de TVA. Ceci grâce à une plateforme en ligne qui permet de pré-remplir les données essentielles. L’autre avantage de la dématérialisation est la réduction des délais de paiement et des frais de facturation, par rapport aux documents papier. En outre, l’aspect environnemental de la facturation électronique joue un rôle crucial.
Selon certaines estimations, les entreprises françaises sont responsables de l’envoi d’environ 630 millions de factures chaque année. L’importance de la dématérialisation pour les structures professionnelles n’est plus à démontrer. Si le processus de mise en œuvre de la dématérialisation peut rebuter certains responsables, il est important de savoir que les solutions de facturation électronique sont conviviales et permettent de créer rapidement et simplement des factures « conformes », c’est-à-dire acceptables par les autorités fiscales tout en permettant de répondre à certaines exigences légales.