La facturation électronique des fournisseurs fait désormais partie du quotidien de nombreuses entreprises. Toutefois, le calendrier de mise en conformité réglementaire permet aux entreprises de faire preuve d’une certaine souplesse avant le moment de la facturation obligatoire. Si vous êtes un chef de service ou un entrepreneur, vous vous posez des questions sur la manière de traiter les documents électroniques.
La lutte contre la fraude à la TVA
Les raisons pour lesquelles les pouvoirs publics incitent aujourd’hui les entreprises à éliminer les documents papier qu’elles utilisent à des fins administratives et pour leurs factures sont multiples. Les principales motivations sont d’abord écologiques et économiques : il s’agit d’aider les entreprises à réduire autant que possible les dépenses liées à l’administration des documents papier. La production de ces documents a, en outre, un effet immédiat et tangible sur la planète, qu’il convient d’éliminer. Il existe de nombreuses solutions écologiques pour la gestion des documents.
Cependant, l’une des raisons les plus « prosaïques » d’exiger la facturation électronique est de lutter contre la fraude à la TVA. En effet, le gouvernement entend lutter contre ce type de fraude en obligeant toutes les entreprises exonérées de TVA à facturer et à faire appel à des professionnels de la facturation entre 2023 et 2025. Officiellement, c’est la loi de finances pour 2020 qui a introduit la facture électronique pour les fournisseurs ainsi que pour les autres membres d’une entreprise, dans les transactions entre entreprises soumises à la TVA.
Quelles sont les exigences pour établir l’authenticité des factures électroniques ?
Afin de garantir l’absence de fraude et de faciliter le traitement des documents électroniques par les autorités fiscales, les factures électroniques doivent répondre à quatre critères essentiels. Le premier critère est l’authenticité, qui garantit l’identité de la personne qui émet la facture. Le deuxième critère est l’intégrité ou l’inaltérabilité : en tant que personne responsable de la facture, vous devez vous assurer que la facture, une fois émise, ne peut être modifiée, dupliquée ou effacée.
Le troisième critère est la lisibilité, c’est-à-dire que tous les documents doivent être accessibles aux ordinateurs et aux humains. C’est là que la conservation des factures électroniques joue un rôle important. Le quatrième critère concerne l’archivage : la facturation électronique développe la possibilité d’un meilleur stockage et d’une meilleure sécurité des documents. Aussi, ces documents doivent être accessibles pendant un minimum de 10 ans.
La facturation électronique en B2B
Le 5 novembre 2020, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) a officiellement proposé deux modèles de facturation différents au sein d’un rapport : le modèle en V, qui est tout d’abord une plateforme centralisée et entièrement contrôlée par l’Etat. Le modèle en Y s’applique plutôt aux entreprises du secteur privé car le prestataire transmet les documents de facturation via des plateformes certifiées et totalement confidentielles.
Le modèle Y est surtout utilisé par les professionnels, qui utilisent leur propre plateforme Chorus Pro. La raison en est simple : il s’agit d’une approche qui permet aux entreprises qui bénéficient déjà des services de plateformes privées de conserver le même modèle de fonctionnement, mais en utilisant les avantages d’une plateforme nationale établie. En outre, le modèle de Y semble mieux convenir aux petites entreprises qui peuvent s’adapter plus facilement à leur modèle de fonctionnement interne.
Comment transmettre les factures électroniques des fournisseurs ?
En tant que professionnel ou entrepreneur qui émet des factures électroniques, vous devez transférer les informations du fournisseur au client en utilisant une plateforme cryptée et reconnue par les autorités fiscales. Il existe de nombreuses options facilement accessibles :
- Le modèle V : Vous permet d’envoyer des factures électroniques à vos clients via une plateforme qui est publique. La plateforme reçoit les factures envoyées par dépôt direct et est capable d’obtenir des informations utiles pour l’administration, et vous permet de poster les factures directement à votre client.
- Le modèle Y : Permet le transfert de documents du fournisseur au client, ou d’une plateforme individuelle à une autre. Chaque plateforme doit être approuvée par l’administrateur. Il n’est donc pas nécessaire de faire appel à une plateforme ouverte pour envoyer des factures électroniques.
En tant que fournisseur, vous créez votre facture, puis les données fiscales sont collectées et ensuite transmises à la plateforme qui est liée au SI de la DGFIP. Il est possible pour le vendeur de télécharger sa facture via la plateforme à usage public qui envoie alors la facture au client et collecte les informations fiscales simultanément.
La facturation des fournisseurs en 2025 : TGE, PME et PMI
D’ici 2026, l’utilisation de factures électroniques sera une réelle possibilité pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Les grandes entreprises et même les petites entreprises seront tenues d’adopter ce nouveau type de communication avec leurs clients afin d’assurer les échanges avec les autorités fiscales et de réduire le coût de traitement des documents papier. Le calendrier de mise en œuvre sera le suivant :
- 1er juillet 2024 : Pour les réceptions de facture des entreprises assujetties à la TVA.
- 1er juillet 2024 : Pour les transmissions de facture par les grandes entreprises.
- 1er janvier 2025 : Pour les transmissions de facture par les entreprises de taille moyenne.
- 1er janvier 2026 : pour les transmissions de facture par les PME et les microentreprises.